De levensgedragtoets
Vraag je een vergunning aan voor het openen van een restaurant? Of wil je als leidinggevende aan de slag in een café? Voor deze – en nog veel meer – aanvragen toetst de gemeente of je ‘van slecht levensgedrag bent’. Daarbij kijkt de gemeente onder meer naar strafbare feiten of verdenkingen.
Dat zijn gevoelige persoonsgegevens, die streng worden gereguleerd door de AVG.
Voor de vergunningsmedewerkers van de gemeente Amsterdam was het onduidelijk wat zij wél en niet mochten doen met deze gegevens. Dit levert niet alleen een compliance risico op, maar komt ook de interne efficiëntie en werkdruk niet ten goede.
Eerdere oplossingen waren niet doeltreffend
Het juridische team van de gemeente heeft geprobeerd om de onduidelijkheden weg te nemen met een memo én een FAQ-document met veelvoorkomende vragen. Maar deze memo en FAQ bleken niet in staat om de vergunningsmedewerkers inzicht te geven in wat wel en niet mag.
De oplossing: de flowchart levensgedragtoets
Het juridisch bureau van de gemeente Amsterdam heeft zich de principes van legal design eigen gemaakt tijdens de Legal UX Design Workshop. Daarbij is het team aan de slag gegaan met het vertalen van de memo naar een praktische handleiding voor de vergunningsmedewerkers, in de vorm van een flowchart.
Wij hebben deze flowchart verder uitgewerkt in samenwerking met het juridisch bureau en de Expertisegroep Levensgedragtoets. De eenvoudig te navigeren tool, met 'ja' of 'nee' antwoorden, geeft elke medewerker duidelijke richtlijnen over de omgang met persoonsgegevens bij de uitvoering van een levensgedragstoets. Kortom: een tool waar vergunningsmedewerkers écht iets aan hebben.
