Introductie
In de juridische praktijk komt het regelmatig voor dat je verschillende versies van een document moet vergelijken. Misschien heeft een cliënt wijzigingen aangebracht zonder ‘Track Changes’ te gebruiken, of heb je twee versies van een contract die je naast elkaar wilt leggen om de verschillen te identificeren. Handmatig vergelijken is tijdrovend en foutgevoelig, zeker bij lange of complexe documenten.
Word biedt een krachtige oplossing: de ‘Vergelijken’-functie. Deze tool stelt je in staat om twee documenten naast elkaar te leggen en alle verschillen automatisch te markeren, waardoor je snel en nauwkeurig kunt zien wat er is gewijzigd, toegevoegd of verwijderd.
Stap-voor-stap handleiding voor het vergelijken van documenten
1. Start de vergelijkingsfunctie
- Open Microsoft Word (je hoeft geen van beide te vergelijken documenten te openen)
- Ga naar het tabblad Controleren in het lint
- Klik op Vergelijken in de groep ‘Vergelijken’
- Selecteer Vergelijken in het dropdown-menu
2. Documenten selecteren
In het dialoogvenster dat verschijnt:
- Onder Origineel document klik je op de knop Bladeren om het oorspronkelijke document te selecteren
- Onder Gewijzigd document klik je op Bladeren om de nieuwe versie te selecteren
- Je kunt ook labels toevoegen om aan te geven wie de wijzigingen heeft aangebracht
3. Vergelijkingsopties instellen
- Klik op Meer > om gedetailleerde vergelijkingsopties te zien
- Hier kun je bepalen welke elementen worden vergeleken:
- Invoegingen en verwijderingen: Tekstwijzigingen
- Verplaatsingen: Tekst die naar een andere locatie is verplaatst
- Tabellen: Wijzigingen in tabelstructuur
- Opmaak: Veranderingen in lettertype, kleur, etc.
- Kop- en voetteksten: Wijzigingen in headers en footers
- En meer opties afhankelijk van je specifieke behoeften
4. Resultaten bekijken
Na het klikken op OK voert Word de vergelijking uit en toont drie panelen:
- Linkerpaneel: Het originele document
- Rechterpaneel: Het gewijzigde document
- Middenpaneel: Een nieuw document met alle wijzigingen gemarkeerd (zoals bij ‘Track Changes’)
5. Navigeren door de wijzigingen
- Gebruik de knoppen Vorige en Volgende in het tabblad Controleren om door de wijzigingen te navigeren
- Elke wijziging wordt duidelijk gemarkeerd in alle drie de panelen
- Je kunt inzoomen op specifieke wijzigingen door erop te klikken
6. Wijzigingen accepteren of weigeren
- Net als bij ‘Track Changes’ kun je wijzigingen accepteren of weigeren
- Navigeer naar een wijziging en klik op Accepteren of Weigeren
- Je kunt ook alle wijzigingen in één keer verwerken via de dropdown-menu’s
Documenten combineren
Als alternatief biedt Word ook een ‘Combineren’-functie:
- Als verschillende personen aan hun eigen versie van hetzelfde document hebben gewerkt
- Ga naar Controleren > Vergelijken > Combineren
- Selecteer het originele document en de versie die je wilt combineren
- Word voegt alle wijzigingen samen in één document
Tips voor effectief gebruik
- Duidelijke bestandsnamen: Gebruik logische naamgeving met datums of versienummers voor eenvoudige identificatie
- Complexe documenten opsplitsen: Bij zeer grote documenten kun je overwegen secties apart te vergelijken
- Resultaten opslaan: Bewaar het vergelijkingsdocument als referentie of voor latere bewerkingen
- Belangrijke wijzigingen markeren: Gebruik opmerkingen om cruciale veranderingen extra uit te lichten
Deze functie is onmisbaar voor juridische professionals die nauwkeurig moeten werken met documentversies. Het bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook aanzienlijk de kans dat belangrijke wijzigingen over het hoofd worden gezien in contracten, processtukken of andere juridische documenten.