Case study

Van juridisch document naar begrijpelijke privacyverklaring

Hoe maak je privacyverklaringen begrijpelijk voor meer dan 360.000 inwoners? De Gemeente Utrecht vroeg Patroon om hun complexe privacyverklaring te transformeren naar een toegankelijk document. We ontwikkelden een interactief privacyplein dat inwoners stap voor stap door de verschillende verwerkingsprocessen leidt.

Opdrachtgever

Gemeente Utrecht

Datum

Januari 2024

Diensten

Information Design Legal Content Design

Website

https://www.utrecht.nl/bestuur-en-organisatie/privacy/privacyverklaring

Project in één oogopslag

Samenvatting

Van complex naar helder

De gemeente verwerkt persoonsgegevens in meer dan 90 verschillende processen. Van parkeervergunningen tot bijstandsaanvragen. Al deze processen moeten helder uitgelegd worden aan inwoners. We ontwikkelden daarom een nieuwe structuur die niet uitgaat van de gemeentelijke organisatie, maar van de leefwereld van de inwoner.

In het privacyplein kan de gebruiker eenvoudig navigeren naar de situatie die voor hem of haar relevant is. Juridische termen als 'Fiscale parkeerhandhaving' en 'Bestuursrechtelijk instrumentarium' werden vertaald naar begrijpelijke taal, zonder de juridische betekenis te verliezen.

Het resultaat is een privacyverklaring die niet alleen voldoet aan alle juridische eisen, maar ook echt begrepen wordt door de inwoners van Utrecht. Zo maken we privacy tot iets tastbaars dat past bij een moderne, transparante overheid.

Het inzicht dat de burger wordt geboden en de schaalbaarheid van dit concept spreken de jury aan: andere gemeenten kunnen dit voorbeeld volgen en dat zal burgers helpen om snel en laagdrempelig inzicht te krijgen in wat er met hun gegevens gebeurt.

We hebben overal taal op B1-niveau gebruikt. Een term als ‘geautomatiseerde besluitvorming’, wat vrij essentieel is in de AVG, snapt geen mens op straat.