“Dat staat in de contracting policy!”
Veel legal & compliance afdelingen verwijzen naar de contracting policy, maar niemand leest ze—behalve de afdeling zelf. Policies zijn vaak te lang, saai en irrelevant voor specifieke situaties, wat naleving bemoeilijkt. Hoe lossen we dit op? Met interactieve click guides.
Wat zijn interactieve click guides?
Een policy is als een roman die je van kaft tot kaft moet lezen. Een interactieve click guide is als een videospel: de gebruiker bepaalt het verhaal en krijgt alleen relevante informatie.
Verschillen:
- Policy lezen: Scrollen door een lange tekst.
- Click guide: Navigeren via knoppen naar kerninformatie.
Click guides zijn opgebouwd uit informatielagen, waarmee gebruikers alleen relevante informatie lezen zonder de hele policy door te nemen.
Wanneer gebruik je click guides?
Click guides zijn ideaal voor policies met vaste stappen, zoals:
- Contracteringsprocessen
- Vertegenwoordigingsbevoegdheid
- Datalekken
- Klachtenprocedures
- Klokkenluidersregelingen
- WWFT compliance
Hoe maak je een interactieve click guide?
1. Begrijp de policy en ken je gebruikers
Analyseer de policy grondig en identificeer de meest gestelde vragen. Gebruik deze inzichten om de guide aan te passen aan de praktijkbehoeften.
2. Identificeer de belangrijkste afslag
Vertaal de policy naar een logische beslisboom. Begin met de meest bepalende factor, zoals:
- Contractwaarde
- Contractspartij
- Soort contract
3. Maak de volledige beslisboom
Breng alle keuzemomenten en routes in kaart. Gebruik tools zoals Miro, Mindnode of een whiteboard.
4. Vertaal de beslisboom naar pagina’s
De flowchart vormt de basis voor de pagina-structuur. Voeg informatieve en keuzepagina’s toe, schrijf de content en bepaal navigatie-elementen.
5. Ontwerp de pagina’s
Ontwikkel een consistent ontwerp voor:
- Startpagina
- Uitlegpagina’s
- Keuzepagina’s
- Uitkomstpagina’s
Tools zoals PowerPoint of Figma zijn geschikt voor het maken van een overzichtelijk ontwerp.
6. Vul de content in
Combineer de geschreven teksten en ontwerpen.
7. Zorg voor interactiviteit
Link de knoppen naar de juiste pagina’s. Gebruik PowerPoint-diamodellen voor herhaalde navigatie-elementen.
8. Test je guide
Laat een collega testen, bij voorkeur iemand die niet bekend is met de policy. Verzamel feedback en pas je ontwerp aan.
Waarom investeren in een click guide?
Hoewel het tijd kost om een click guide te maken, zijn de voordelen groot:
- Meer begrip en naleving van regels
- Minder risico’s
- Minder vragen
- Meer tijd voor het legal & compliance team
- Tevreden collega’s
Een gebruiksvriendelijke click guide optimaliseert compliance en minimaliseert juridische risico’s. Wil je een click guide ontwikkelen? Neem contact met ons op, we helpen graag.
“Ik ben diep onder de indruk van de manier waarop Patroon onze juridische documentatie doorneemt. Ze halen juridische inconsistenties eruit en brengen het terug naar de basis.”
— Compliance Manager